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Guia prático para videoconferências

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Estamos vivendo o boom das videoconferências. Nos últimos meses o mundo foi forçado a entrar em uma nova forma de funcionamento. Nossas casas passaram a ser nosso ambiente de trabalho, bem como de lazer, de interação social, de estudos e até mesmo de exercícios físicos. Tudo isso na maior parte das vezes dependendo de uma conexão de internet.

A necessidade de manter todas essas áreas da vida girando levou ao aumento do uso das ferramentas de videoconferência. Velhas conhecidas para os que já faziam uso corporativo ou na sua vida pessoal, viram um número gigantesco de novos usuários fazendo uso dos recursos de vídeo pela primeira vez.

Números comprovam o sucesso das videoconferências

O Zoom Video Communications, cliente da VIANEWS na América Latina, viu o uso de sua plataforma video-first de comunicação unificada aumentar do dia para a noite. Para contextualizar, no final de dezembro de 2019, o número de participantes de reuniões diárias era de aproximadamente 10 milhões. Em março de 2020, saltou para 200 milhões e, ao final de abril, alcançou o número de mais de 300 milhões de participantes.

Nem toda conversa precisa acontecer por videoconferência

A videoconferência é um incrível recurso para tentarmos nos aproximar das atividades normais enquanto a pandemia não nos permite retomar a vida como a conhecemos. Mas é importante lembrar que nem toda comunicação, especialmente corporativa, precisa ser uma videoconferência.

Todos os outros canais que já usávamos antes para nos comunicar com clientes, parceiros, fornecedores e colegas de trabalho continuam cumprindo seu papel. Por isso, e-mails, aplicativos de mensagens e telefonemas muitas vezes podem ser formas mais simples e eficientes de interação.

Videoconferências estão cansando as pessoas?

No último mês, diversas notícias ao redor mundo abordaram o esgotamento mental que algumas pessoas passaram a sentir por participarem de um número grande de videoconferências diárias.

Pesquisadores afirmam que a comunicação por vídeo exige mais do cérebro, pois demanda maior nível de atenção para captar sinais da linguagem corporal. Junte a isso o stress naturalmente criado pelo isolamento social, o fato de estar o tempo todo em um único espaço e a preocupação de interrupções nas videoconferências causadas por outros membros da família com quem se divide a casa e, dessa forma, pode-se então entender o porquê do cansaço e esgotamento.

Boas práticas para videoconferências

Por falar em dividir o espaço com mais pessoas, esse possivelmente é o maior desafio de quem faz home office durante a pandemia do Covid-19. É importante separar um espaço da casa só para você, preferencialmente um local que tenha porta, para isolar o ambiente e proporcionar mais tranquilidade e menos ruídos durante as videoconferências.

Para que você possa maximizar a experiência em suas chamadas de vídeo, seguem algumas dicas do que fazer e do que nunca fazer:

Conheça os recursos da ferramenta que está utilizando

É muito importante saber acionar recursos. Colocar seu áudio no mudo, ligar e desligar sua câmera, ajustar o volume do seu microfone são funções básicas e úteis. Caso seja o host da reunião e sua ferramenta permita, você pode desligar o áudio de algum participante ou até mesmo excluir da videoconferência algum intruso.

Preze pela objetividade

Convide somente as pessoas necessárias para aquela conversa e calcule o tempo realmente necessário para a reunião.

Vista-se para trabalhar

Apesar de estar em casa, vista-se para o trabalho (respeitando o dress code da sua área de atuação) e da maneira como você se sente bem. Dessa forma, além de aparecer bem no vídeo, estar vestido para trabalhar pode ser um estímulo para realizar a jornada de trabalho diária.

Atente-se para a segurança das suas videoconferências

Use sempre todos os recursos de segurança fornecidos por sua plataforma. Utilize senhas para participantes ingressarem na chamada e sala de espera para validar e liberar manualmente a participação dos convidados.

Atenção para o log off

Nunca saia de uma videoconferência sem certificar-se de que você realmente realizou o log off. Não são poucos os memes de pessoas na internet que achavam que já haviam saído da chamada e foram assistidas em situações constrangedoras. Estar só de cueca se espreguiçando em frente à câmera é um exemplo disso.

Para concluir, a dica final é garantir sempre uma boa iluminação e, quando não estiver falando, deixar seu áudio desligado para não gerar ruídos.