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Ferramenta de comunicação interna para engajar o colaborador

ferramenta de comunicação interna
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Quem nunca ouviu aquela famosa frase do Chacrinha: “Quem não se comunica, se trumbica”? Algo tão simples e rotineiro pode causar ruídos enormes, quando não realizado de maneira correta e transparente. Com as empresas não é diferente. Elas precisam comunicar-se com o mercado, mas também com seus colaboradores. Dessa forma, ferramenta de comunicação interna é essencial para manter o engajamento e um ambiente de trabalho saudável.

É importante que os CEOs e diretores percebam a diferença que uma boa política de comunicação interna gera na qualidade do trabalho desempenhado pela equipe. Há vários propósitos para os quais a comunicação interna faz a diferença, como por exemplo: orientar sobre novos negócios; informar sobre resultados alcançados, calendário de feriado e férias; celebração de aniversariantes do mês; esclarecimento de fatos relevantes aos negócios da empresa; informar sobre vagas abertas na própria empresa; anúncio de promoções, novos chefes e colaboradores.

Esses são alguns exemplos em que a equipe de comunicação ajuda a esclarecer dúvidas e se antecipar a fim de minimizar qualquer ruído, transmitindo uma informação única e precisa. Diante disso, algumas ferramentas de comunicação interna ajudam as equipes de comunicação a direcionar a mensagem da maneira mais eficiente possível.

 

Intranet

 

Ágil e prática, principalmente, aos colaboradores que acessam com frequência a internet durante o expediente. A intranet possibilita à empresa divulgar suas informações em um só ambiente, facilitando, assim, a comunicação com seus colaboradores. Esta ferramenta demanda investimento por parte da empresa em questões técnicas, assim como promover o hábito nos funcionários em acessar a intranet para buscar informações acerca empresa onde trabalha.

 

Mural

 

Trata-se de uma das ferramentas mais antigas, mas que sua versão física ainda pode ser muito útil. Especialmente, em companhias com espaços amplos por onde uma quantidade significativa de funcionários transitam. O mural tem a função de priorizar as notícias mais relevantes, como títulos chamativos a fim de atrair o olhar do funcionário enquanto o mesmo transita pelo local. Uma característica importante é que sua atualização deve ser frequente, pois informações obsoletas tiram a eficácia desta ferramenta.

 

TV Corporativa

 

Salas de espera, elevadores, corredores, refeitório e departamentos. Esses são potenciais áreas em que uma TV Corporativa pode ser instalada. Sua finalidade é, além de informar de uma forma dinâmica com novidades corporativas, promover interação dos colaboradores a partir de notícias diversas, como por exemplo, previsão do tempo, condições do trânsito, cotação do dólar e entretenimento. Um projeto que envolve tv corporativa deve considerar o tamanho da empresa e os ambientes mais frequentados para, então, impactar o maior número possível de funcionários.

 

Jornal ou Revista

 

Jornais ou revistas corporativas desempenham um papel importante enquanto ferramenta de comunicação interna: trazer credibilidade às notícias que envolvem a empresa. Por trazer uma abordagem jornalística, jornais e revistas agregam informações relevantes do mercado a um conteúdo corporativo, destacando os resultados e práticas adotadas. Além disso, essa ferramenta possibilita abordar conteúdos variados, seja um evento de confraternização, novo cliente e/ou projeto, artigos de opinião e outros. Importante levar em consideração a impressão desses jornais ou revistas para que os colaboradores possam receber, assim como sua disponibilização na intranet para uma leitura digital.

 

Manual do colaborador

 

Todo funcionário recém-contratado se integra à empresa com uma série de dúvidas. Muitas realizam reuniões de imersão com o novo colaborador, mas ainda assim algumas dúvidas persistem. Com o intuito de padronizar comportamento e criar uma política de boas práticas, uma ferramenta de comunicação interna bastante utilizada para isso é o manual do colaborador.

O propósito é orientar, especialmente, os novos funcionários sobre normas, benefícios, responsabilidades, valores e missão da empresa. Tal documento ajuda o colaborador a sanar dúvidas por conta própria e diminui sua insegurança nos primeiros dias.

 

Caixa de sugestões

 

Todo e qualquer gestor necessita de sugestões e ideias novas vindas de seus colaboradores para aprimorar seu trabalho e, consequentemente, da própria equipe. Porém, uma reunião de núcleo, por exemplo, pode intimidar o funcionário a propor novas práticas e iniciativas. Uma ferramenta que motiva os funcionários a serem mais colaborativos é a caixa de sugestões. Ela mantem o anonimato da sugestão e permite ao gestor filtrar aquelas que mais fazem sentido serem implementadas.

Promover a comunicação interna é uma inciativa necessária para toda empresa que deseja engajar seus colaboradores. Funcionários motivados e que veem transparência por parte dos gestores se tornam verdadeiros embaixadores da marca para além dos muros da companhia. Para atingir tal objetivo é preciso entender que não há apenas uma ferramenta de comunicação interna que impacte os funcionários, mas um conjunto delas. O segredo está na avaliação das necessidades e hábitos dos funcionários para, então, optar pelas ferramentas mais assertivas.

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Who has never heard that famous phrase from Chacrinha: “Who does not communicate, trumbles”? Something so simple and routine can cause huge noises, when it is not done correctly and transparently. It is no different with companies. They need to communicate with the market, but also with their employees. Thus, an internal communication tool is essential to maintain engagement and a healthy work environment.

It is important that CEOs and directors realize the difference that a good internal communication policy generates in the quality of the work performed by the team. There are several purposes for which internal communication makes a difference, such as: advising on new business; report on results achieved, holiday and vacation calendar; celebration of birthdays of the month; clarification of facts relevant to the company’s business; inform about open positions at the company; announcement of promotions, new bosses and employees.

These are some examples in which the communication team helps to clarify doubts and get ahead in order to minimize any noise, transmitting an unique and accurate information. Given this, some internal communication tools help communication teams to direct the message in the most efficient way possible.

Intranet

Agile and practical, especially for employees who frequently access the internet during working hours. The intranet allows the company to disclose its information in a single environment, thus facilitating communication with its employees. This tool requires investment by the company in technical issues, as well as promoting the habit of employees accessing the intranet to seek information about the company where they work.

Mural

It is one of the oldest tools, but its physical version can still be very useful. Especially, in companies with large spaces where a significant number of employees travel. The mural has the function of prioritizing the most relevant news, such as eye-catching headlines in order to attract the eye of the employee while he/she travels through the place. An important feature is that it must be updated frequently, as obsolete information takes away the effectiveness of this tool.

Corporate TV

Waiting rooms, elevators, corridors, cafeteria and departments. These are potential areas where a Corporate TV can be installed. Its purpose is, in addition to dynamically informing with corporate news, to promote employee interaction based on various news, such as weather, traffic conditions, dollar prices and entertainment. A project that involves corporate TV must consider the size of the company and the most frequented environments in order to then impact as many employees as possible.

Newspaper or Magazine

Newspapers or corporate magazines play an important role as an internal communication tool: bringing credibility to the news that involves the company. By bringing a journalistic approach, newspapers and magazines add relevant market information to corporate content, highlighting the results and practices adopted. In addition, this tool makes it possible to address varied content, be it a social event, new client and/or project, opinion articles and others. It is important to take into account the printing of these newspapers or magazines so that employees can receive them, as well as their availability on the intranet for digital reading.

Employee Manual

Every newly hired employee joins the company with a series of questions. Many hold immersion meetings with the new employee, but some doubts still persist. In order to standardize behavior and create a policy of good practices, an internal communication tool widely used for this is the employee manual.

The purpose is to guide new employees, especially, about the company’s rules, benefits, responsibilities, values and mission. Such document helps the employee to resolve doubts on his own and reduces his insecurity in the first days.

Suggestion box

Each and every manager needs new suggestions and ideas from their employees to improve their work and, consequently, from the team itself. However, a core meeting, for example, can intimidate the employee into proposing new practices and initiatives. A tool that motivates employees to be more collaborative is the suggestion box. It maintains the anonymity of the suggestion and allows the manager to filter those that most make sense to be implemented.

Promoting internal communication is a necessary initiative for every company that wants to engage its employees. Motivated employees who see transparency on the part of managers become true brand ambassadors beyond the company’s walls. To achieve this goal, it is necessary to understand that there is not only an internal communication tool that impacts employees, but a set of them. The secret lies in assessing the needs and habits of employees, so that they can choose the most assertive tools.

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