Press trip: por que, como e quando fazer

Press trip é uma ferramenta muito utilizada pelas agências de comunicação para ampliar e fortalecer o relacionamento de marcas com a imprensa e influencers. Caracteriza-se por envolver os principais alicerces de uma boa agência de comunicação: planejamento, conteúdo e relacionamento. Trata-se ainda de um processo longo e que deve ser analisado com cuidado. O motivo dessa precaução ocorre pelo fato de ser um momento difícil de se repetir no curto prazo por parte do cliente. Por isso, não há espaço para erros devido à falta de planejamento.

Antes de decidir realizar uma press trip é preciso avaliar alguns aspectos importantes, tais como:

1. Budget – pode variar, principalmente, pela distância percorrida, data programada, número de dias, local escolhido e quantidade de jornalistas convidados.

2. Notícia – o que será noticiado? Qual o impacto e relevância para o mercado? Trata-se de uma novidade do ponto de vista da própria empresa?

3. Data – quais as possíveis datas para a realização dessa press trip? Há feriados prolongados próximos à data escolhida? Outras empresas/concorrentes estão planejando alguma ação com a imprensa nesse mesmo período?

4. Local – a empresa está preparada para receber visitas ou é preciso providenciar a estrutura? Quais as dificuldades logísticas previstas?

Táticas para press trip

Uma vez tomada a decisão de organizar a press trip, a agência deve desenvolver um planejamento de comunicação. Nele, é importante destacar alguns pontos, entre eles as mensagens-chave a serem endereçadas. Uma vez decidida as mensagens, identifique quais materiais precisam ser desenvolvidos – tanto para atender às necessidades dos jornalistas e influencers, quanto dos porta-vozes -, além de estabelecer quais serão os veículos convidados. Verifique quais ações de relacionamento devem ser realizadas, pode ser um jantar entre porta-vozes e jornalistas ou um passeio turístico. Considere a agenda de atividades de acordo com a logística e compromissos durante a viagem.

O convite aos jornalistas deve ser feito com, ao menos, um mês de antecedência. Isso porque as redações estão cada vez mais enxutas. Dessa forma, a saída de um repórter para atender o evento de uma única empresa é avaliada pela direção do próprio jornal. Em caso de a press trip ser internacional, o prazo deve ser mais extenso.

Quanto aos conteúdos, a agência deve desenvolver materiais que informem e orientem tanto a imprensa, quanto os executivos. Para isso, é preciso definir qual a principal notícia que motiva a realização da press trip. Por exemplo, a inauguração de um importante empreendimento para a economia de uma região apoiada por alto investimento é um ótimo gancho para atrair o interesse de jornalistas e influencers. Por parte dos porta-vozes, é necessário informar quem são os veículos/jornalistas presentes na press trip, que tipo de assunto eles têm mais interesse, se já tiveram alguma interação com a empresa anteriormente e desenvolver um Q&A com pontos de atenção.

Monte uma agenda balanceada

Preparar a agenda dos jornalistas e influencers é um ponto muito importante. É preciso balancear atividades obrigatórias, com momentos de descontração e tempo livre. Uma coletiva de imprensa, por exemplo, é um compromisso obrigatório e essencial para que os jornalistas colham informações e tirem suas dúvidas para a produção de um conteúdo de qualidade. Momentos de descontração como happy hour ou jantar aproximam a imprensa dos executivos, facilitando o relacionamento. Tempo livre é importante para que os jornalistas escrevam a própria matéria e resolvam outras questões de seus trabalhos. A dica é: não exagere nos compromissos obrigatórios com os jornalistas.

Uma boa logística é fundamental para que os jornalistas cumpram seus compromissos e se sintam seguros. Ao montar a agenda de atividades é recomendado considerar uma margem de segurança, pois atrasos sempre acontecem. Neste caso, é preciso considerar horário de voos, transfers e deslocamentos, horários de saída e retorno para os compromissos previstos.

Na prática

Aqui na VIANEWS já organizamos algumas press trips para inauguração de complexos eólicos no Rio Grande do Norte. Por se tratar de uma região distante do principal centro econômico do país, os jornalistas presentes eram todos de outras regiões. Neste caso, o trabalho realizado visou convidar veículos e jornalistas que cobrissem pautas relacionadas à energia e que tivessem grande influência em regiões como São Paulo, Brasília e o próprio Rio Grande do Norte.

O trabalho, portanto, envolveu: planejamento, preparação de conteúdos, agenda, logística para criar uma experiência diferente e que levasse informação de qualidade aos jornalistas. Como resultado, em duas press trips realizadas no Rio Grande do Norte, envolvemos 12 veículos e mais de 100 matérias na imprensa nacional.

No início de abril, realizamos uma press trip com jornalistas do Brasil e Argentina ao Rio de Janeiro para um de nossos clientes, a SCHOTT. Na oportunidade, os jornalistas participaram de um simpósio técnico sobre fabricação de tubos de vidros farmacêuticos. Para isso, visitaram a fábrica da SCHOTT para conhecer o sistema de produção e, por fim, tiveram uma round table com os executivos da companhia.

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