Dicas para realizar um evento de sucesso para a imprensa

O universo corporativo é rodeado por eventos que se apresentam das mais variadas formas. Geralmente, conseguimos distingui-los de acordo com o público-alvo. Existem eventos focados em clientes, parceiros, colaboradores e também aqueles que são o foco deste texto: os voltados aos jornalistas.
Para atrair o interesse de jornalistas tanto do ponto de vista de comparecimento como de cobertura, é importantíssimo levar alguns fatores em consideração:

• Data
Monitore o mercado e seus concorrentes para saber se no dia em que você está programando realizar seu evento já não há outro sendo organizado por uma entidade do setor ou concorrente que possam atrair o seu público. Outro ponto importante: fuja de datas próximas a feriados.

• Tamanho e formato
Tenha muito bem definido qual será o tamanho e formato de seu evento. Será um petit comitê apenas para alguns jornalistas? Ou será um evento grande que possa reunir a maior quantidade possível de veículos de informação? Definido isso, fica mais fácil encontrar o espaço adequado e também o melhor horário. Lembre-se: em grandes centros urbanos, o acesso ao local precisa ser levado em consideração.

• A notícia
Não se faz um evento para jornalistas sem ter algo realmente relevante a dizer. Caso contrário, você estará perdendo o seu tempo e o do jornalista, dificultando futuras oportunidades. Quais tipos de notícias interessam? Se você é uma marca famosa do universo B2C, novos produtos interessam, mas vale ressaltar que publicações focadas em negócio não se satisfazem apenas em saber que a sua marca está lançando um novo produto no mercado.

Portanto, se você quer atrair a atenção de uma publicação top tier de negócios coloque o jornalista em contato com o principal executivo da sua empresa (se for de nível global, melhor), forneça valores de investimento, market share, perspectivas e planos para o mercado local, etc. Importante: essas informações devem ser oferecidas com exclusividade ao jornalista. Trabalhe com informações sob embargo (NDA), assim você e ele ficam seguros de que a informação não será revelada antes do seu evento. Por quê precisa oferecer exclusiva a um veículo de negócios? Porque, dessa forma, o interesse do jornalista será maior com uma pauta exclusiva e, consequentemente, sua empresa terá um “espaço” maior na publicação.

• Mailing List
Parte fundamental do seu evento, a lista de jornalistasa precisa estar atualizado. Certifique-se de que todas as editorias que interessam à sua marca estão contempladas e comece a convidar com pelo menos 20 dias de antecedência.

• Press Trip
Sua marca considera outros estados como mercados-chave para os negócios? Em caso positivo, a press trip é uma ótima maneira de garantir cobertura de qualidade para o evento. Selecione os estados de interesse, crie um mailing com pelo menos 3 opções de veículos relevantes em cada estado. Comece a convidá-los com bastante antecedência e não convide todos ao mesmo tempo. Aguarde uma resposta definitiva do editor para, em caso de declínio, passar para a segunda opção.

Com quais custos a marca precisa arcar? Todos! Passagens aéreas, transporte, alimentação e hospedagem.

• Entrevistas
Se o seu evento é para jornalistas, nada mais óbvio do que o(s) porta-voz(es) estarem disponíveis para atender às solicitações da imprensa. Como geralmente os eventos abrigam uma quantidade considerável de jornalistas, o ideal é organizar Round Tables onde o porta-voz pode atender diversos jornalistas ao mesmo tempo.

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